E-Purchasing & E-Catalog

12 Jan 2010

Procurement atau pengadaan merupakan aktifitas rutin yang dilakukan setiap instansi, termasuk swasta. Secara umum, pengadaan pemerintah dan swasta dapat dikelompokkan menjadi:

  1. Tender
  2. Penunjukan langsung
  3. Pembelian langsung (purchasing)

SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) hanya mengadopsi pengadaan secara tender umum, karena ini yang lazim digunakan di pemerintahan. Sebenarnya, sebagian pengadaan barang/jasa baik swasta maupun pemerintah, lebih efisien dan cepat jika menggunakan metode purchasing atau pembelian langsung. Metode ini sesuai untuk pengadaan barang yang memiliki spesifikasi yang jelas, misalnya

  • kendaraan bermotor
  • obat-obatan
  • peralatan perkantoran
  • jasa ekspedisi

Pengadaan melalui pembelian langsung pasti memerlukan waktu lebih cepat namun ada potensi besar untuk tidak terjadi persaingan yang sehat. Pada tender umum, kebutuhan barang/jasa diumumkan ke publik melalui media masa dengan harapan membuka pasar seluas-luasnya bagi penyedia barang/jasa. Pada pembelian langsung, pengguna jasa membeli langsung ke penyedia jasa berdasarkan spesifikasi dan harga tertentu. Jika pengguna memiliki informasi yang terbatas tentang penyedia, maka tidak akan ada persaingan. Penyedia dapat mengarahkan pengguna sehingga dapat terjadi pembelian yang terlalu mahal.

Nah, untuk menghindari tidak adanya kompetisi dalam pembelian langsung, maka diperlukan informasi yang banyak dan jelas tentang barang/jasa yang disediakan oleh semua penyedia. Sebagai ilustrasi, jika seorang ibu rumah tangga akan membeli minyak goreng, dia dapat mengumpulkan katalog dari supermarket-supermarket yang ada. Selanjutnya dia dapat membandingkan harga satu per satu untuk menentukan di mana dia akan membeli. Pada kasus pengadaan di sebuah instansi, diperlukan adanya katalog yang menyimpan data barang/jasa dari semua penyedia agar pengguna dapat mencari dan membandingkan harga sesuai dengan spesifikasi. Lebih dari itu, untuk terbentuknya katalog barang/jasa tersebut perlu adanya standarisasi barang/jasa beserta kategorisasinya.

Pembelian secara elektronik (e-purchasing) membawa manfaat besar dalam hal mempercepat proses pengadaan dan memberikan harga lebih efisien. Untuk membangun sistem e-purchasing diperlukan adanya:

  1. Electronic Catalog. Untuk katalog memerlukan standarisasi barang/jasa. Penyelenggara E-catalog dapat mengacu ke standar yang sudah ada.
  2. Institusi penyelenggara e-purchasing.
  3. Regulasi yang menaungi pihak-pihak yang terlibat di dalamnya. Regulasi ini mencakup juga kontrak payung (framework contract) antara pembeli dan penjual. Di pemerintahan, pembeli adalah instansi-instansi pemerintah pusat maupun daerah. Framework contract dapat dilakukan antara supplier dengan salah satu instansi pusat untuk mewakili seluruh pembeli atau pengguna jasa.
  4. Database yang besar dan selalu terbaru (uptodate) tentang barang/jasa. Database ini sebaiknya terintegrasi dengan sistem di penyedia barang/jasa sehingga dapat diketahui stok dari barang yang dicantumkan di dalam sistem.

Model E-Purchasing

Salah satu model e-purchasing adalah www.amazon.com. Di sana terdapat katalog barang yang dimiliki oleh penyedia (dalam hal ini Amazon.com) beserta stok dan harga. Konsep e-purchasing memiliki kesamaan dengan Amazon dalam hal adanya katalog, namun berbeda dalam hal:

  1. Amazon bertindak sebagai pengelola e-purchasing sekaligus menyedia tunggal barang/jasa. Pada e-purchasing, ada dua pihak yang berperan. Yang pertama adalah pengelola sistem e-purchasing yang bertanggung jawab pada operasional layanan namun tidak bertindak sebagai penyedia barang/jasa. Pihak kedua adalah penyedia yang mendaftarkan barang/jasanya di sistem e-purchasing.
  2. Di Amazon, karena hanya terdapat satu penyedia tunggal tidak berlaku kompetisi. Kompetisi terjadi antara situs Amazon dengan situs lain, misalnya www.barnesandnoble.com (BN). Pengguna barang/jasa tidak dapat secara langsung misalnya, mencari harga kertas HVS 80 gram, yang paling murah ada di mana. Sistem e-purchasing merupakan sistem dengan multi vendor di mana untuk satu jenis barang dapat disediakan oleh banyak produsen.
  3. Di Amazon, pembeli langsung berinteraksi dengan amazon. Dengan kata lain, pembeli langsung membayar kepada amazon. Pada sistem e-purchasing, pembeli bertransaksi dengan penyedia barang/jasa secara langsung.

E-Purchasing di Instansi Pemerintah

E-purchasing dapat dilakukan di instansi pemerintah melalui regulasi. Di dalam draf Perpres Pengadaan Barang/Jasa pengganti Keppres 80 tahun 2003, dimungkinkan adanya e-purchasing. Untuk mewujudkannya masih memerlukan beberapa langkah lagi seperti dibahas sebelumnya. Implementasi dapat dilakukan secara bertahap dan memerlukan strategi karena ada efek samping yang cukup besar, salah satunya yaitu terpotongnya jalur distribusi. Sebelum ada regulasi dan standarisasi maka e-purchasing tidak dapat diterapkan.


TAGS


-

Author

Follow Me